Scrivere un verbale di assemblea per l’adeguamento dello statuto nel terzo settore è un compito fondamentale per garantire la trasparenza e la legalità delle attività delle organizzazioni no-profit. Un buon verbale non solo documenta le decisioni prese, ma rappresenta anche un elemento chiave per la governance e la compliance delle associazioni. In questa guida, esploreremo passo dopo passo come redigere un verbale efficace, evidenziando le informazioni essenziali da includere e le best practice da seguire. Che tu sia un volontario, un membro del consiglio direttivo o un professionista del settore, questa guida ti fornirà gli strumenti necessari per affrontare con sicurezza la stesura del verbale e contribuire così al buon funzionamento della tua organizzazione.
Come scrivere un verbale assemblea adeguamento statuto terzo settore
Scrivere un verbale di assemblea per l’adeguamento dello statuto nel terzo settore richiede una particolare attenzione ai dettagli e una buona comprensione delle normative vigenti. Il verbale non è semplicemente un documento di sintesi degli eventi avvenuti durante l’assemblea, ma un atto ufficiale che testimonia le decisioni prese e le motivazioni che le hanno guidate. Questo documento avrà valore legale e dovrà essere redatto con precisione, per garantire la trasparenza e la correttezza delle informazioni fornite.
Struttura e contenuto del verbale
Iniziare il verbale con le informazioni di base dell’assemblea. Indicare la data, l’ora e il luogo in cui si è svolta l’assemblea. È importante specificare se l’assemblea è stata convocata in prima o seconda convocazione, poiché ciò può influenzare la validità delle decisioni adottate. Proseguire elencando i membri presenti, specificando se erano presenti fisicamente o tramite delega, e registrare l’eventuale assenza di membri significativi. Questa parte serve a conferire legittimità alle decisioni che saranno prese, dimostrando che c’era un numero sufficiente di membri per deliberare.
Ordine del giorno e discussione
Il successivo passo consiste nel riportare l’ordine del giorno, che deve essere stato comunicato in anticipo ai membri. Ogni punto dell’ordine del giorno deve essere trattato con attenzione, descrivendo brevemente le discussioni avvenute. È fondamentale catturare gli interventi più significativi, le opinioni espresse e le domande poste dai membri. Questo non solo arricchisce il verbale, ma fornisce anche un contesto per le decisioni finali. Se ci sono state votazioni, è necessario specificare il numero di voti favorevoli, contrari e astenuti, evidenziando così la maggioranza per ogni decisione.
Decisioni e adeguamento dello statuto
Particolare attenzione deve essere dedicata alle decisioni riguardanti l’adeguamento dello statuto. Qui, il verbale dovrebbe riportare chiaramente le modifiche proposte, il motivo di tali modifiche e l’eventuale dibattito che ne è seguito. È importante che le ragioni per cui si è ritenuto necessario l’adeguamento siano ben documentate, poiché ciò aiuterà a giustificare le scelte fatte e a garantire una maggiore comprensione tra i membri. Se sono state apportate modifiche sostanziali, potrebbe essere utile riportare il testo dei nuovi articoli o delle modifiche apportate, in modo da avere una registrazione chiara e immediata di ciò che è stato approvato.
Chiusura e firma del verbale
Infine, il verbale si conclude con una sintesi delle decisioni prese, ribadendo l’importanza di ciascun punto approvato per il futuro dell’organizzazione. È fondamentale che il verbale venga firmato dal presidente dell’assemblea e dal segretario, poiché le firme conferiscono ufficialità al documento. Inoltre, si consiglia di indicare la data della prossima assemblea, se è già stata programmata, per mantenere un flusso organizzativo.
In sintesi, redigere un verbale di assemblea per l’adeguamento dello statuto nel terzo settore richiede una scrittura attenta e meticolosa. Ogni parte del verbale deve essere chiara e dettagliata, in modo da fornire una registrazione accurata delle decisioni e delle motivazioni alla base di esse. La chiarezza e la precisione del verbale non solo servono a garantire la trasparenza, ma sono anche fondamentali per la futura consultazione e per eventuali verifiche da parte delle autorità competenti. Con un buon verbale, l’organizzazione non solo dimostra il rispetto delle normative, ma costruisce anche fiducia tra i suoi membri.
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In data 10 aprile 2025, presso la sede sociale dell’Associazione “Insieme per il Bene Comune”, sito in Via Libertà, 45 – 00100 Roma, si è riunita in assemblea straordinaria la totalità dei soci, regolarmente convocata ai sensi delle disposizioni statutarie e in conformità con il nuovo quadro normativo del Terzo Settore. La seduta ha avuto inizio alle ore 17:30, sotto la presidenza del Sig. Alessandro Conti, Presidente dell’Associazione, coadiuvato dalla Sig.ra Francesca Greco, Segretaria.
Il Presidente apre i lavori illustrando la necessità di procedere all’adeguamento dello Statuto alle disposizioni previste dalla normativa vigente in materia di Terzo Settore, evidenziando come tali modifiche siano imprescindibili per garantire la trasparenza, la partecipazione e la conformità legale dell’Associazione rispetto agli obblighi derivanti dal nuovo Codice del Terzo Settore. Viene esposta in dettaglio la relazione tecnica, redatta in collaborazione con consulenti legali ed esperti del settore, che analizza le principali criticità dello Statuto attuale e propone una serie di emendamenti finalizzati a migliorare la governance, a definire con maggiore precisione le finalità sociali e ad aggiornare le norme sulla gestione amministrativa e contabile.
Durante l’intervento introduttivo, il Presidente sottolinea che l’adeguamento statutario rappresenta un passo strategico per rafforzare la credibilità dell’Associazione e per accedere a nuove forme di finanziamento e collaborazione con enti pubblici e privati. Viene evidenziato come il nuovo assetto normativo richieda, tra l’altro, una maggiore definizione dei ruoli all’interno degli organi direttivi, una più dettagliata disciplina della partecipazione dei soci e l’introduzione di meccanismi di trasparenza che consentano un controllo più efficace sulle attività gestionali.
Segue una fase di approfondimento tecnico, durante la quale il Consiglio Direttivo illustra punto per punto le modifiche proposte. La discussione verte sul rafforzamento della funzione di controllo interno, sull’introduzione di nuove norme per la gestione delle risorse economiche e sulla ridefinizione degli scopi sociali, in modo da meglio rispecchiare le esigenze attuali e future dell’Associazione. Numerosi soci intervengono esprimendo apprezzamenti per la chiarezza delle proposte e suggerendo alcune integrazioni, in particolare per quanto concerne la previsione di una maggiore partecipazione democratica e la definizione dei criteri di eleggibilità per il rinnovo delle cariche sociali. Durante il confronto, emerge l’esigenza di aggiornare anche le modalità di convocazione delle assemblee e di introdurre strumenti di comunicazione digitale che possano agevolare la partecipazione attiva dei soci, soprattutto quelli residenti in altre regioni.
A seguito dell’ampia discussione, il Presidente passa alla fase decisionale, proponendo di sottoporre a votazione l’adozione degli emendamenti statutari esposti. La proposta viene così messa ai voti, e, dopo aver constatato la presenza del numero legale, l’Assemblea delibera con ampio consenso l’adeguamento dello Statuto secondo il testo presentato, che comprende in particolare: la ridefinizione degli organi direttivi e di controllo, l’aggiornamento delle finalità istituzionali in linea con gli obiettivi del Terzo Settore, l’introduzione di norme specifiche per la gestione trasparente delle risorse e la previsione di meccanismi partecipativi più articolati. Il voto finale si articola con l’esito seguente: voti favorevoli [indicare numero], voti contrari [indicare numero] e [eventuali astensioni]. La maggioranza così raggiunta permette di considerare la delibera approvata e di procedere, con effetto immediato, all’aggiornamento dello Statuto.
Il Presidente, con riferimento alle modalità operative, comunica che il testo approvato verrà trasmesso all’organo di controllo e ai consulenti legali per la verifica finale di conformità, e successivamente sarà depositato presso il Registro delle Persone Giuridiche e, ove necessario, pubblicato secondo le normative vigenti. Viene altresì deciso di convocare, in un successivo incontro, una riunione tecnica per definire i dettagli relativi all’implementazione delle modifiche, in modo da garantire un passaggio fluido e trasparente alla nuova organizzazione statutaria.
Nel corso dell’assemblea viene anche approvata la nomina di una commissione straordinaria, composta da tre soci, incaricata di coordinare le attività di aggiornamento statutario e di fungere da collegamento tra il Consiglio Direttivo e l’Assemblea, al fine di rendere operativa la fase di attuazione delle modifiche approvate. La commissione si impegna a redigere un rapporto dettagliato entro 30 giorni dalla presente assemblea, da sottoporre poi all’approvazione dell’Assemblea in sede di successiva seduta.
Il Presidente conclude i lavori ringraziando tutti i presenti per l’impegno e la partecipazione attiva, sottolineando come l’adeguamento statutario costituisca un investimento strategico per il futuro dell’Associazione, capace di rafforzare la fiducia dei soci, migliorare la trasparenza e favorire nuove opportunità di collaborazione sul territorio. La seduta si conclude alle ore 20:00, dopo che non sono emerse ulteriori questioni all’ordine del giorno.
Il presente verbale, redatto in duplice copia, viene letto, approvato e sottoscritto in assemblea dal Presidente e dalla Segretaria, costituendo documento ufficiale delle deliberazioni prese e del percorso di aggiornamento statutario intrapreso.
Il Presidente
(Alessandro Conti)
La Segretaria
(Francesca Greco)
(Luogo: Roma, Data: 10 aprile 2025)