L’istanza di manifestazione di interesse è una dichiarazione con cui un soggetto comunica formalmente la propria disponibilità a partecipare a un’iniziativa, a una procedura o a un progetto. Può essere richiesta, ad esempio, da un’amministrazione pubblica per individuare operatori interessati a un affidamento, a una concessione o a una collaborazione, oppure da un ente o da un’impresa per raccogliere proposte e candidature.
La sua funzione è presentare in modo chiaro il soggetto interessato, i requisiti posseduti e l’ambito dell’iniziativa a cui intende aderire, senza sostituire necessariamente l’offerta o la domanda prevista nella fase successiva. Nella guida verranno illustrati gli elementi da inserire, le indicazioni da verificare e le modalità di redazione, con un fac simile da utilizzare come riferimento.
Come scrivere istanza di manifestazione di interesse
L’istanza di manifestazione di interesse è il documento con cui un soggetto comunica formalmente a un’amministrazione, a un’impresa o a un altro ente la propria volontà di essere preso in considerazione per una determinata opportunità. Può riguardare, ad esempio, la partecipazione a una procedura esplorativa, l’affidamento di un servizio, la concessione di uno spazio, la collaborazione a un progetto, l’inserimento in un elenco di operatori o la successiva partecipazione a una procedura selettiva. Non esiste un modello unico valido in ogni situazione: il contenuto deve essere adeguato all’avviso, alla richiesta ricevuta o alle condizioni indicate dal soggetto destinatario.
Prima di redigere l’istanza è quindi necessario leggere con attenzione l’avviso o la comunicazione di riferimento, verificando chi può presentare la manifestazione di interesse, quale finalità persegue, quali requisiti sono richiesti, entro quale termine deve essere trasmessa, attraverso quale canale e con quali documenti allegati. Le indicazioni contenute nell’avviso prevalgono sulle formule generali normalmente utilizzate. Se il destinatario ha predisposto un modulo ufficiale, è opportuno utilizzare quello senza modificarne la struttura, salvo la possibilità di aggiungere le informazioni richieste in documenti separati. La mancata osservanza delle modalità di invio, l’assenza di una firma richiesta o la trasmissione oltre il termine indicato possono impedire la valutazione dell’istanza, anche quando il contenuto sia sostanzialmente corretto.
L’intestazione deve consentire di capire immediatamente a chi è rivolta la richiesta e a quale iniziativa si riferisce. Di norma devono essere indicati il nome dell’amministrazione, dell’ente o dell’impresa destinataria, l’eventuale ufficio competente e l’indirizzo, preferibilmente con la posta elettronica certificata quando l’avviso prevede l’invio tramite PEC. Se la manifestazione di interesse riguarda un avviso pubblico, è utile riportarne gli estremi essenziali, come il titolo dell’avviso, l’oggetto, la data di pubblicazione o il numero di protocollo, se presente. L’oggetto della comunicazione deve essere breve ma preciso, ad esempio riferito alla “Manifestazione di interesse per…” seguita dall’indicazione dell’attività, del servizio, del progetto o della procedura interessata.
L’istanza deve poi identificare con chiarezza il soggetto che la presenta. Per una persona fisica sono normalmente necessari nome e cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, residenza e recapiti. Per un’impresa, un ente o un’associazione occorre indicare la denominazione o ragione sociale, la forma giuridica, la sede legale, il codice fiscale e, se distinto, il numero di partita IVA, nonché gli eventuali dati di iscrizione al Registro delle imprese o ad altro registro pertinente. È opportuno riportare anche un indirizzo di posta elettronica e, quando richiesto o utile, una PEC e un numero telefonico.
Quando l’istanza è presentata da una società, da un ente o da un’associazione, deve essere indicata la persona che agisce in nome e per conto del soggetto, specificando la qualifica ricoperta, ad esempio legale rappresentante, amministratore, procuratore o delegato. Se la firma è apposta da un procuratore o da un delegato, occorre verificare se l’avviso richieda di allegare la procura o la delega. In assenza di un potere rappresentativo riconoscibile, la manifestazione potrebbe non essere considerata validamente presentata. Per questo è preferibile non limitarsi alla formula “il sottoscritto”, ma indicare in modo completo sia il soggetto interessato sia il firmatario.
L’apertura dell’istanza deve collegare l’identità del richiedente all’iniziativa specifica. Una formula adeguata può richiamare l’avviso e dichiarare che il soggetto, avendo preso conoscenza dell’oggetto e delle condizioni previste, intende manifestare il proprio interesse. Non è necessario utilizzare espressioni solenni o eccessivamente elaborate. È più importante rendere esplicito sin dall’inizio che si tratta di una manifestazione di interesse riferita a una determinata opportunità e non di una comunicazione generica.
Nel corpo del documento devono essere fornite le informazioni richieste dall’avviso. Occorre indicare, secondo il caso concreto, il servizio o l’attività di interesse, l’eventuale lotto o ambito territoriale, il periodo di riferimento, la capacità di svolgere le prestazioni e ogni altro elemento utile alla valutazione. Se sono richiesti requisiti professionali, tecnici, economici o organizzativi, è possibile richiamarli sinteticamente e dichiararne il possesso, purché ciò corrisponda alla situazione reale e sia documentabile. Quando l’avviso richiede una breve descrizione dell’esperienza o delle modalità operative, il contenuto deve essere concreto: è preferibile indicare attività effettivamente svolte, durata, settore, competenze disponibili e risorse impiegabili, evitando descrizioni generiche come “ampia esperienza” se non accompagnate da elementi verificabili.
La manifestazione di interesse non deve essere confusa con una domanda di partecipazione completa, con un’offerta economica o con una candidatura definitiva, salvo che l’avviso attribuisca espressamente questa funzione al documento. In molte procedure essa ha natura preliminare ed è finalizzata a individuare soggetti potenzialmente interessati da invitare a una fase successiva. In tale situazione l’istanza dovrebbe dichiarare l’interesse a essere coinvolti nella successiva procedura, senza presentare un’offerta non richiesta o assumere impegni ulteriori. La semplice presentazione della manifestazione, di regola, non garantisce l’invito, l’ammissione, l’affidamento o la conclusione del contratto; tuttavia, per stabilire gli effetti concreti, è necessario fare riferimento a quanto previsto dall’avviso.
Se il destinatario richiede dichiarazioni sul possesso dei requisiti, queste devono essere formulate in modo puntuale. Il richiedente può dichiarare, ad esempio, di possedere i requisiti indicati nell’avviso, di non trovarsi nelle condizioni ostative eventualmente previste, di essere in regola con gli obblighi richiesti e di accettare le modalità di selezione stabilite. Non devono essere inserite dichiarazioni non pertinenti o formule standard che attestino requisiti diversi da quelli effettivamente richiesti. Quando si ricorre a dichiarazioni sostitutive ai sensi della normativa sulla documentazione amministrativa, è necessario che il modello e il contenuto siano coerenti con la dichiarazione resa e che il firmatario sia consapevole delle responsabilità derivanti da dichiarazioni non veritiere. Se l’avviso impone una specifica autocertificazione, è preferibile riprodurne fedelmente la struttura o utilizzare il modulo predisposto.
La firma deve essere apposta dal soggetto interessato o dal suo rappresentante autorizzato. Per l’invio digitale, la validità della sottoscrizione e della trasmissione dipende dalle modalità indicate nell’avviso e dagli strumenti utilizzati. In alcuni casi è richiesta una firma digitale; in altri può essere ammessa la firma autografa accompagnata dalla scansione di un documento di identità, oppure l’invio tramite PEC secondo le condizioni previste. Non è corretto presumere che ogni invio tramite PEC sostituisca automaticamente la firma richiesta, né che una firma elettronica qualunque abbia lo stesso valore in ogni procedura. Bisogna seguire le istruzioni specifiche del destinatario e, in caso di dubbio, chiedere chiarimenti prima della scadenza.
Gli allegati devono essere indicati nella parte finale dell’istanza e devono corrispondere a quelli richiesti o realmente utili. Tra i documenti che possono essere necessari rientrano il documento di identità del firmatario, la visura camerale, la procura o delega, una presentazione dell’operatore, il curriculum o le referenze, la documentazione relativa ai requisiti e il modulo di dichiarazione predisposto dal destinatario. Non è opportuno allegare materiale irrilevante, eccessivamente voluminoso o contenente dati non richiesti. Ogni file dovrebbe avere un nome riconoscibile e, quando l’invio avviene tramite PEC o piattaforma, occorre verificare i limiti di dimensione e i formati accettati.
La parte relativa al trattamento dei dati personali deve essere gestita in modo coerente con l’informativa fornita dal destinatario. Se l’avviso contiene un’informativa privacy, normalmente è sufficiente prendere atto di quanto indicato e, dove previsto, rendere la dichiarazione richiesta. Non è invece opportuno inserire formule generiche sul consenso al trattamento quando il trattamento è basato su un diverso presupposto giuridico, come l’adempimento di obblighi o lo svolgimento di compiti istituzionali. Anche in questo caso l’avviso e l’informativa allegata costituiscono il riferimento principale.
La chiusura deve confermare la disponibilità del soggetto a fornire eventuali chiarimenti o documenti integrativi, se ciò è compatibile con le regole della procedura, e deve indicare il recapito al quale ricevere le comunicazioni. Una formula semplice può richiamare l’interesse a essere inseriti o considerati nell’ambito dell’iniziativa e la disponibilità a partecipare alle eventuali fasi successive secondo le modalità stabilite dal destinatario. Non è necessario inserire promesse, garanzie o impegni economici non previsti. Seguono il luogo e la data, la sottoscrizione e l’elenco degli allegati.
È importante distinguere tra una manifestazione di interesse richiesta da un’amministrazione mediante avviso pubblico e una comunicazione spontanea inviata a un’impresa o a un ente. Nel primo caso il documento deve rispettare rigorosamente requisiti, modalità e scadenze dell’avviso. Nel secondo caso può avere una forma più libera, ma deve comunque presentare il mittente, spiegare con precisione l’interesse manifestato e descrivere le competenze o la proposta in termini pertinenti. Se l’obiettivo è ottenere l’affidamento di un incarico, non è corretto presentare una generica manifestazione di interesse come se fosse un’offerta contrattuale, a meno che il destinatario abbia richiesto espressamente anche condizioni tecniche ed economiche.
Tra gli errori più frequenti vi sono il mancato riferimento all’avviso, l’indicazione incompleta del soggetto richiedente, l’assenza della qualifica del firmatario, l’uso di un indirizzo PEC errato, l’invio a un ufficio diverso da quello indicato, la firma mancante o non conforme, la produzione di allegati non richiesti e l’omessa dichiarazione di requisiti espressamente previsti. Sono inoltre da evitare le frasi ambigue, le descrizioni sproporzionate rispetto allo scopo dell’istanza, la copia di modelli riferiti a procedure diverse e l’inserimento di informazioni non verificabili. Un errore particolarmente delicato consiste nel dichiarare il possesso di requisiti senza averne controllato l’effettiva sussistenza o senza poterli comprovare in caso di verifica.
Prima dell’invio è consigliabile confrontare il documento con l’avviso, controllando uno per uno i dati identificativi, l’oggetto, il termine, il canale di trasmissione, la firma e gli allegati. È utile conservare il testo trasmesso e le ricevute di consegna, accettazione o protocollazione generate dal sistema utilizzato. Se la trasmissione avviene tramite PEC, le ricevute devono essere conservate insieme alla copia dell’istanza; se viene utilizzata una piattaforma, è opportuno salvare la conferma dell’invio e l’eventuale numero assegnato. In questo modo la manifestazione di interesse risulta non solo chiara e completa, ma anche coerente con le modalità formali richieste e facilmente verificabile in un momento successivo.
Fac simile istanza di manifestazione di interesse
ISTANZA DI MANIFESTAZIONE DI INTERESSE
Spett.le
PEC:
E-mail: _____
Oggetto
Manifestazione di interesse relativa a , in relazione all’avviso pubblicato in data .
Il/La sottoscritto/a
Nome e cognome:
Nato/a a:
Provincia:
Il:
Codice fiscale:
Residente in:
Via/Piazza:
Numero civico:
CAP:
Telefono:
E-mail:
PEC:
in qualità di:
☐ titolare
☐ legale rappresentante
☐ procuratore
☐ altro:
dell’impresa/ente/società:
Denominazione/Ragione sociale:
Forma giuridica:
Codice fiscale:
Partita IVA:
Numero di iscrizione al Registro delle Imprese/Albo:
Provincia di iscrizione:
Data di iscrizione:
Sede legale:
Via/Piazza:
Numero civico:
CAP:
Sede operativa:
Via/Piazza:
Numero civico:
CAP:
Telefono:
E-mail:
PEC: _____
MANIFESTA
il proprio interesse a partecipare alla procedura relativa a:
__
__
__
DICHIARA
ai sensi delle disposizioni applicabili e consapevole delle responsabilità previste in caso di dichiarazioni non veritiere:
- di aver preso visione dell’avviso, dell’invito o della documentazione relativa alla manifestazione di interesse, pubblicata o trasmessa in data _____;
- di accettare integralmente le condizioni, i requisiti e le modalità di partecipazione indicati nella documentazione relativa alla procedura;
- di possedere i requisiti richiesti per la partecipazione, come di seguito specificati:
__
__
__
- di essere in possesso dei requisiti di idoneità professionale eventualmente richiesti;
- di essere in possesso delle capacità economiche, finanziarie, tecniche e professionali eventualmente richieste;
- di non trovarsi nelle condizioni che impediscono la partecipazione alla procedura;
- di non trovarsi in situazioni di conflitto di interessi rispetto all’oggetto della procedura;
- di essere regolarmente iscritto/a presso:
Ente/Registro/Albo:
Numero di iscrizione:
Data di iscrizione: _____ - di avere maturato le seguenti esperienze, attività o referenze pertinenti all’oggetto della manifestazione di interesse:
__
__
__
- di disporre delle seguenti risorse, strutture, attrezzature e professionalità:
__
__
__
- di impegnarsi, in caso di eventuale successivo affidamento, a rispettare tutte le condizioni previste dalla documentazione della procedura;
- di impegnarsi a comunicare tempestivamente ogni variazione dei dati e delle informazioni contenuti nella presente istanza;
- che le informazioni riportate nella presente istanza e nella documentazione allegata sono complete, veritiere e aggiornate;
- di autorizzare le comunicazioni relative alla procedura ai seguenti recapiti:
PEC:
E-mail:
Referente:
Telefono:EVENTUALE PARTECIPAZIONE IN FORMA ASSOCIATA
La partecipazione sarà effettuata:
☐ singolarmente;
☐ in forma associata;
☐ quale componente di raggruppamento/consorzio/rete di imprese;
☐ mediante altro soggetto qualificato.
Denominazione del raggruppamento/consorzio/rete o soggetto associato:
Ruolo ricoperto:
☐ mandataria
☐ mandante
☐ consorziata
☐ altro:Soggetti partecipanti:
- Denominazione:
Codice fiscale/Partita IVA:
Sede:
Ruolo: - Denominazione:
Codice fiscale/Partita IVA:
Sede:
Ruolo: - Denominazione:
Codice fiscale/Partita IVA:
Sede:
Ruolo:Ulteriori informazioni:
__
__
EVENTUALE AVVALIMENTO O COLLABORAZIONE
Il/La sottoscritto/a dichiara di intendere avvalersi della collaborazione o dei requisiti del seguente soggetto:
Denominazione/Ragione sociale:
Codice fiscale/Partita IVA:
Sede legale:
Rappresentante legale:
Oggetto della collaborazione o dei requisiti messi a disposizione:__
__
DICHIARAZIONI FINALI
Il/La sottoscritto/a dichiara inoltre:
- di essere informato/a che la presente manifestazione di interesse non costituisce proposta contrattuale né comporta l’obbligo per il destinatario di procedere all’affidamento;
- di essere consapevole che l’eventuale successiva procedura sarà disciplinata secondo quanto previsto dalla documentazione che sarà resa disponibile;
- di autorizzare il trattamento dei dati personali per le finalità connesse alla gestione della presente procedura, secondo la normativa applicabile;
- di aver ricevuto o consultato l’informativa sul trattamento dei dati personali relativa alla procedura.
RECAPITO PER LE COMUNICAZIONI
Le comunicazioni dovranno essere inviate a:
Nome e cognome/Denominazione:
Indirizzo:
CAP:
Comune:
Provincia:
PEC:
E-mail:
Telefono:ALLEGATI
☐ copia del documento di identità del sottoscrittore;
☐ visura camerale o certificazione equivalente;
☐ procura o documento comprovante i poteri di firma;
☐ curriculum aziendale o professionale;
☐ documentazione attestante il possesso dei requisiti;
☐ referenze, certificazioni o attestazioni;
☐ dichiarazione di partecipazione associata;
☐ documentazione relativa all’avvalimento o alla collaborazione;
☐ altra documentazione: ;
☐ altra documentazione: .
Numero complessivo degli allegati:
Luogo:
Data: _____
Firma del/della dichiarante