Redigere il verbale di un’assemblea deserta in seconda convocazione è un compito fondamentale per garantire la corretta gestione degli adempimenti formali previsti dalla legge e dallo statuto di un’organizzazione. Anche quando nessun socio o condòmino si presenta, è necessario documentare puntualmente l’accaduto, affinché rimanga traccia ufficiale dell’esito della convocazione e della regolarità della procedura seguita. In questa guida, verranno illustrati i passaggi essenziali per la stesura di un verbale chiaro, completo e conforme alle normative vigenti, fornendo esempi pratici e consigli utili per evitare errori e omissioni.
Come scrivere un verbale assemblea deserta seconda convocazione
Redigere un verbale relativo a un’assemblea andata deserta in seconda convocazione richiede particolare attenzione sia alla forma sia al contenuto, perché questo documento, pur nella sua apparente semplicità, assume valore legale e può risultare determinante nel prosieguo della vita associativa o condominiale. La stesura deve innanzitutto rispettare quanto previsto dallo statuto o dal regolamento interno, assicurandosi di citare con precisione data, ora e luogo in cui l’assemblea avrebbe dovuto tenersi. È fondamentale specificare che si tratta della seconda convocazione, indicando anche la data della prima e la modalità con cui la convocazione è stata comunicata ai partecipanti, seguendo le tempistiche e le modalità previste.
Nel corpo del verbale bisogna riportare l’accertamento dell’assenza del numero legale dei presenti, elemento centrale che determina l’impossibilità di procedere. Chi redige il verbale – solitamente il presidente o il segretario designato – deve attestare ufficialmente, dopo aver atteso un ragionevole lasso di tempo rispetto all’orario fissato, che non si sono presentati né personalmente né per delega i soggetti necessari a rendere valida l’assemblea. È opportuno utilizzare un linguaggio chiaro e formale che non lasci adito a dubbi: si dovrà dichiarare che l’assemblea si considera deserta per mancanza del quorum costitutivo richiesto dalle norme statutarie o di legge.
Il verbale, anche se l’assemblea non si è effettivamente svolta, va comunque sottoscritto da chi era incaricato della presidenza e dal segretario, se previsto. La firma attesta la veridicità di quanto riportato e conferisce ufficialità al documento. È consigliabile, infine, archiviare il verbale tra gli atti ufficiali dell’associazione o del condominio, affinché sia sempre disponibile per eventuali controlli o contestazioni future. In sintesi, anche di fronte a un’assemblea deserta, la redazione accurata del verbale rappresenta un passaggio imprescindibile di trasparenza e correttezza procedurale.
Fac simile verbale assemblea deserta seconda convocazione
VERBALE DI ASSEMBLEA DESERTA IN SECONDA CONVOCAZIONE
L’anno ________, il giorno __________ del mese di _______________, alle ore ________, presso _____________________________, si è riunita, in seconda convocazione, l’Assemblea dei Soci del ____________________________ (denominazione ente/condominio/società), regolarmente convocata con avviso inviato ai soci in data ___________.
Presiede l’assemblea il Sig./la Sig.ra ____________________________, in qualità di ____________________________.
Il Presidente, assistito dal Segretario Sig./Sig.ra ____________________________, dopo aver constatato che, alle ore ________, risultano presenti n. ____ soci su n. _____ aventi diritto, per un totale di n. _____ millesimi/quote, accerta che non è stato raggiunto il quorum costitutivo previsto dallo Statuto/Regolamento per la valida costituzione dell’assemblea in seconda convocazione.
Pertanto, il Presidente dichiara deserta l’assemblea alle ore ___________.
Del che si è redatto il presente verbale, letto, confermato e sottoscritto.
___________________________
Il Presidente
___________________________
Il Segretario