Redigere un verbale assembleare chiaro e conforme alla normativa è fondamentale per garantire la trasparenza e la regolarità delle decisioni societarie, soprattutto quando si tratta di deliberare sul differimento dell’approvazione del bilancio. In questo scenario, il verbale svolge un ruolo cruciale: documenta non solo la discussione e la motivazione alla base del rinvio, ma anche le modalità di votazione e le eventuali indicazioni operative per la convocazione di una successiva assemblea. In questa guida, troverai indicazioni pratiche e suggerimenti utili per scrivere un verbale efficace, capace di tutelare la società e i suoi amministratori, rispettando le disposizioni di legge e le best practice del settore.
Come scrivere un verbale assemblea differimento approvazione bilancio
Redigere il verbale di un’assemblea che delibera il differimento dell’approvazione del bilancio richiede attenzione sia agli aspetti formali, sia alla corretta esposizione delle motivazioni che hanno portato a tale decisione. Il verbale assume infatti un ruolo fondamentale come documento ufficiale che testimonia il regolare svolgimento dei lavori assembleari, la partecipazione dei soci e le determinazioni assunte, soprattutto in casi particolari come quello in cui non si procede all’approvazione del bilancio nei termini originariamente previsti.
La stesura del verbale inizia, innanzitutto, con l’indicazione del luogo, della data e dell’orario di apertura dell’assemblea, nonché dei dati identificativi del presidente e, se nominato, del segretario verbalizzante. È importante riportare la modalità di convocazione dell’assemblea, specificando che l’ordine del giorno prevedeva l’approvazione del bilancio d’esercizio. Occorre dare evidenza della regolarità della convocazione e della validità della costituzione dell’assemblea, indicando il numero dei soci presenti e il capitale rappresentato, così da attestare la legittimità delle deliberazioni che verranno adottate.
Una volta precisati questi elementi preliminari, il verbale deve dare conto dell’apertura della discussione sul primo punto all’ordine del giorno, illustrando sinteticamente gli interventi degli amministratori e dei soci. Nel caso del differimento dell’approvazione del bilancio, è fondamentale dettagliare le ragioni che rendono necessaria la posticipazione, come ad esempio la mancata disponibilità di alcuni documenti, la necessità di ulteriori approfondimenti contabili, o situazioni eccezionali che impediscono di procedere in quella stessa seduta. Tali motivazioni devono essere chiaramente riportate, anche per consentire una corretta ricostruzione dei fatti in caso di eventuali controlli futuri da parte degli organi di vigilanza.
Nel verbale va quindi dato atto dell’intervento di uno o più soci o amministratori che propongono il rinvio dell’approvazione del bilancio ad una successiva assemblea. È opportuno precisare se la proposta di differimento è stata messa ai voti e con quale esito, specificando il numero di voti favorevoli, contrari e astenuti. Qualora sia già stata fissata la data della nuova assemblea, sarà necessario indicarla espressamente nel verbale; in caso contrario, si potrà specificare che la nuova convocazione avverrà secondo le modalità previste dallo statuto e dalla legge.
Al termine della trattazione, il verbale deve riportare la chiusura della seduta, indicando l’orario e ogni eventuale ulteriore dichiarazione dei partecipanti, soprattutto se qualcuno desidera far mettere a verbale la propria posizione. Il documento deve essere infine sottoscritto dal presidente e dal segretario, o dal notaio se previsto.
Nel complesso, redigere un verbale di assemblea che differisce l’approvazione del bilancio significa documentare con precisione ogni passaggio procedurale, assicurando trasparenza e tracciabilità alle scelte della società. Solo così si tutelano sia la società stessa, sia i suoi soci, garantendo il rispetto della normativa vigente e delle buone prassi amministrative.
Fac simile verbale assemblea differimento approvazione bilancio
VERBALE DI ASSEMBLEA ORDINARIA
DI SOCIETÀ [ragione sociale]
L’anno [____], il giorno [__] del mese di [_________], alle ore [__], in [luogo], si è riunita l’Assemblea ordinaria dei soci di [ragione sociale], con sede in [indirizzo], codice fiscale e partita IVA [__________], regolarmente convocata mediante [modalità di convocazione] nei termini di legge e di statuto.
Presiede l’assemblea il Sig./la Sig.ra [Nome e Cognome], in qualità di Presidente del Consiglio di Amministrazione/Amministratore Unico, il quale constata e fa constatare:
– la presenza, personalmente o per delega, dei soci rappresentanti [___]% del capitale sociale, come da elenco allegato;
– la presenza del Collegio Sindacale/Organo di controllo nelle persone di [Nomi e Cognomi], ove previsto;
– la regolarità della convocazione e la validità della costituzione dell’assemblea per discutere e deliberare sugli argomenti all’ordine del giorno.
Il Presidente passa alla trattazione del seguente
ORDINE DEL GIORNO
1. Approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al [data];
2. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
Il Presidente illustra i punti all’ordine del giorno e, in particolare, comunica che, per le motivazioni di cui dà conto all’Assemblea, si propone di differire l’approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al [data] ad una successiva adunanza, nel rispetto dei termini previsti dalla legge.
L’Assemblea, preso atto della proposta, dopo breve discussione,
DELIBERA
di differire l’approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al [data] ad una successiva assemblea da convocarsi entro i termini di legge, conferendo mandato agli amministratori per la fissazione della nuova data di convocazione.
Null’altro essendovi da deliberare e nessuno chiedendo la parola, il Presidente dichiara sciolta l’assemblea alle ore [__].
Letto, approvato e sottoscritto.
[luogo], [data]
Il Presidente
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Il Segretario
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