La nomina formale del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) non è soltanto un adempimento burocratico: è un atto che sancisce responsabilità, diritti e strumenti essenziali per la partecipazione attiva dei lavoratori alla tutela della salute e della sicurezza sul lavoro. Questa guida illustra in modo chiaro e pratico come redigere un verbale di nomina corretto e completo, richiamando gli elementi essenziali richiesti dalla normativa (D.Lgs. 81/2008) e le migliori prassi documentali. Troverai indicazioni su contenuti obbligatori — dati aziendali, identificazione del nominato, data di efficacia, durata e firme — nonché consigli per garantire chiarezza, tracciabilità e conservazione del documento. Seguendo i passaggi proposti potrai predisporre un verbale che sia valido legalmente, facilmente consultabile e immediatamente operativo per tutte le parti coinvolte.
Come scrivere un verbale nomina RLS
Per redigere un verbale di nomina dell’RLS con rigore e chiarezza occorre concentrare l’attenzione su tre dimensioni fondamentali: la completezza formale del documento, la trasparenza delle modalità con cui la nomina è avvenuta e la tracciabilità degli impegni assunti. Il registro del verbale deve aprirsi con l’indicazione precisa della data, dell’ora e del luogo in cui la riunione si è tenuta, seguita dall’elenco completo delle persone presenti con la specificazione della loro qualifica (datore di lavoro o suo rappresentante, componenti della delegazione aziendale, eventuali rappresentanti sindacali, i lavoratori partecipanti). È importante esplicitare il motivo dell’assemblea e richiamare il riferimento normativo che legittima la figura del RLS, ad esempio richiamando il Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81, come quadro di riferimento per i compiti e i diritti della figura nominata. Se la nomina segue un’elezione, il verbale deve descrivere il procedimento elettorale: chi ha convocato l’assemblea, le modalità di voto adottate, il numero degli aventi diritto, il numero dei votanti, l’esito numerico e la proclamazione del nominato; se la nomina è a seguito di designazione sindacale o di altra procedura concordata, va chiaramente riportata la fonte e la procedura adottata.
Nel corpo del documento si deve identificare con precisione la persona designata indicando nome, cognome, luogo e data di nascita, qualifica aziendale e reparto o unità produttiva di appartenenza, codice fiscale e, se rilevante per l’archivio, eventuale recapito aziendale. È opportuno specificare la decorrenza della nomina con data di inizio dell’incarico e l’ambito territoriale e/o aziendale di competenza della sua rappresentanza (ad esempio azienda nel suo complesso, singola unità produttiva, stabilimento, o indicazione di più sedi), nonché eventuali limiti o specificità concordate. Il verbale dovrebbe contenere una breve formula di accettazione da parte del nominato, con una dichiarazione esplicita che il lavoratore accetta l’incarico e si impegna a svolgere le funzioni previste dalla normativa, nonché la presa d’atto degli obblighi formativi a carico del datore di lavoro ai sensi dell’art. 37 del D.Lgs. 81/2008, con l’impegno a fruire della formazione necessaria entro i termini stabiliti.
È buona prassi inserire una sintetica ricognizione dei diritti operativi dell’RLS che vengono fatti valere con la nomina: facoltà di accesso ai luoghi di lavoro e alle informazioni/inadempimenti in materia di sicurezza, partecipazione alle consultazioni e ai sopralluoghi, elemento che aiuta a evitare equivoci pratici. Nel verbale si possono altresì annotare eventuali deleghe o incarichi aggiuntivi afferenti alla sicurezza, nonché la previsione del periodo di validità della nomina qualora sia determinata nel tempo o subordinata a prossime elezioni. Se nella procedura sono stati prodotti documenti integrativi, liste dei votanti o copie di deleghe, è necessario richiamarne l’allegazione e identificare chiaramente ogni file o allegato, specificandone il contenuto e conservandone copia firmata per la documentazione aziendale.
La forma linguistica del verbale deve rimanere formale, neutra e non equivoca: frasi brevi e precise che attestino fatti e volontà, evitando termini vaghi o formulazioni che possano lasciare spazio a interpretazioni opposte. Alla fine del testo si devono indicare il numero di copie redatte, il luogo e la data di sottoscrizione e predisporre lo spazio per le firme: quella del datore di lavoro o del suo rappresentante, quella del lavoratore nominato e, se presente, quella del rappresentante sindacale o del segretario verbalizzante. È consigliabile che ciascuna firma sia accompagnata dalla stampa del nome e dalla qualifica, in modo che il documento risulti immediatamente leggibile anche a distanza di tempo. Occorre infine curare l’archiviazione: una copia originale va conservata nella documentazione sulla sicurezza dell’azienda, una copia deve essere consegnata al RLS e le parti eventualmente coinvolte devono riceverne copia per conoscenza; bisogna rispettare la normativa sulla protezione dei dati personali quando si inseriscono dati sensibili o anagrafici.
Per chiarezza pratica e come traccia esemplificativa, il contenuto del verbale può essere costruito con frasi del seguente tenore, adattandole al caso concreto: in data [data] alle ore [ora], presso la sede di [sede], si è riunita l’assemblea convocata dal datore di lavoro [nome datore] per procedere alla nomina del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza. Alla riunione erano presenti i signori [elenco nominativi e qualifiche]: si dà atto che l’assemblea è valida e che risultano aventi diritto al voto [numero] lavoratori, dei quali hanno partecipato [numero] votanti. Con votazione [modalità di voto] è stato eletto/nomina to quale RLS il/la signor/a [nome e cognome], nato/a a [luogo e data di nascita], residente in [indirizzo], in forza presso [reparto/ufficio], il quale/ la quale dichiara di accettare l’incarico con decorrenza dal [data]. Si precisa che la nomina ha efficacia per l’ambito aziendale di [specificare ambito] e che il datore di lavoro si impegna a garantire al RLS l’accesso alla documentazione e alla formazione prevista dalla normativa vigente. Si allegano al presente verbale i documenti relativi alla procedura elettorale/[o alla designazione] e copia del documento di identità del nominato. Il presente verbale è redatto in duplice copia, una per l’azienda e una per il RLS. Letto, approvato e sottoscritto. Firma del datore di lavoro: ______________________. Firma del RLS: ______________________. Firma del rappresentante sindacale/segretario verbalizzante: ______________________.
Adattando il linguaggio e i dettagli sopra indicati alla realtà aziendale, si ottiene un verbale che non solo soddisfa i requisiti formali, ma tutela le parti e facilita l’esercizio dei compiti di prevenzione e consultazione connessi alla figura dell’RLS.
Fac simile verbale nomina RLS
VERBALE DI NOMINA R.L.S. (RAPPRESENTANTE DEI LAVORATORI PER LA SICUREZZA)
In data _________________, alle ore _________________, nella sede legale/operativa di _________________, con sede in _________________, Via _________________ n. _________________, CAP _________________, Comune _________________ (Provincia _________________), si è riunito il seguente collegio:
Presenti:
– Datore di lavoro: _________________, in qualità di _________________;
– Lavoratori presenti e/o delegati: _________________;
– Altro (specificare): _________________.
Presiede la riunione: _________________.
Assume la funzione di verbalizzante: _________________.
Premesso che, ai sensi dell’art. 47 del D.Lgs. 81/2008 e successive modifiche e integrazioni, è necessario individuare il/dei Rappresentante/i dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS),
si procede come segue.
1) Modalità di designazione/elezione:
La designazione/elezione del RLS è avvenuta tramite: _________________ (es. elezione dei lavoratori, designazione sindacale, nomina diretta, ecc.).
Data della procedura: _________________.
Numero totale di votanti (se elezione): _________________.
Risultato della votazione (se applicabile): _________________.
2) Nomina
A seguito della procedura sopra indicata, viene nominato/a quale Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza:
Nome e Cognome: _________________
Nato/a a: _________________ il: _________________
Residente in: _________________, Via/Piazza: _________________ n. _________________
Codice Fiscale: _________________
Matricola aziendale (se presente): _________________
3) Accettazione
Il/la nominato/a dichiara di accettare l’incarico e di essere informato/a sui compiti e sulle funzioni del RLS ai sensi della normativa vigente.
Data di accettazione: _________________.
4) Durata dell’incarico
Durata/termine dell’incarico (se previsto): _________________.
5) Compiti e garanzie
Il Datore di lavoro si impegna a garantire al RLS:
– accesso ai luoghi di lavoro e alle informazioni necessarie per lo svolgimento del suo incarico;
– il tempo necessario per esercitare le funzioni di RLS nell’ambito dell’orario di lavoro;
– la partecipazione ai corsi di formazione previsti dalla normativa: tipo di formazione _________________, durata prevista _________________ ore, da erogarsi entro il termine _________________;
– eventuali mezzi e supporti necessari: _________________.
6) Comunicazioni
Il presente verbale sarà trasmesso a: _________________ (es. RLS, RSA, RSU, sindacati, responsabili aziendali) entro il termine _________________.
7) Eventuali osservazioni e determinazioni
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Il presente verbale, redatto in data _________________, viene letto, approvato e sottoscritto dalle parti.
Firme:
Per il Datore di lavoro
Nome e Cognome: _________________
Qualifica: _________________
Firma: _________________
Il/La RLS nominato/a
Nome e Cognome: _________________
Firma: _________________
Verbalizzante
Nome e Cognome: _________________
Firma: _________________
Lavoratori presenti (elenco e firme)
1) Nome e Cognome: _________________ Firma: _________________
2) Nome e Cognome: _________________ Firma: _________________
3) Nome e Cognome: _________________ Firma: _________________
(…)
Data di consegna copia del verbale al RLS: _________________
Luogo e data: _________________