Il verbale redatto dall’organo di controllo di un ETS non è solo un adempimento formale: è il documento che attesta l’esercizio della funzione di vigilanza, la verifica della regolarità contabile e la tutela della trasparenza verso soci, beneficiari e autorità di vigilanza. Questa introduzione ti accompagna attraverso i principi essenziali che devono guidare la stesura di un verbale chiaro, completo e giuridicamente robusto, nel rispetto del quadro normativo del Terzo Settore (con particolare riguardo al Codice del Terzo Settore) e delle buone pratiche di governance.
Nelle pagine che seguono vedremo come organizzare il contenuto (data, luogo, partecipanti, ordine del giorno, svolgimento delle attività, decisioni adottate, eventuali rilievi e forme di voto), quali elementi formali non possono mancare (annotazioni sulla documentazione esaminata, riferimenti normativi, modalità di sottoscrizione e conservazione) e come trattare situazioni delicate (conflitto di interessi, dissensi e verbali separati). Offrirò inoltre suggerimenti pratici per la lingua, la struttura e la conservazione probatoria del documento, oltre a esempi e modelli adattabili alle diverse realtà associative.
L’obiettivo è fornire uno strumento operativo che renda il verbale non solo fedele alla realtà delle attività svolte, ma anche utile in fase di controllo esterno e nella gestione quotidiana della governance dell’ETS.
Come scrivere un verbale organo di controllo ETS
Per scrivere un verbale dell’organo di controllo di un ETS occorre coniugare rigore formale, chiarezza espositiva e piena tracciabilità delle attività svolte. Il verbale è infatti il documento ufficiale che attesta l’esercizio delle funzioni di vigilanza e controllo, le verifiche svolte, le risultanze emerse e le decisioni assunte; per questo motivo deve essere redatto in modo da poter essere agevolmente compreso anche da chi non ha partecipato alla riunione e da costituire prova documentale in eventuali verifiche esterne o contenziosi. Prima di iniziare a redigere è essenziale conoscere il quadro normativo e statutario di riferimento: il Codice del Terzo Settore (D.Lgs. n. 117/2017), le disposizioni del codice civile applicabili e lo statuto o i regolamenti interni dell’ente, poiché questi ultimi possono fissare requisiti specifici relativi alla convocazione, ai quorum, alla articolazione delle competenze e al processo decisionale dell’organo di controllo.
Il verbale deve aprirsi dando informazioni chiare e contestuali sul luogo, sulla data e sull’ora di inizio e di conclusione della riunione. Devono essere indicati con precisione i componenti dell’organo presenti, quelli eventualmente assenti e gli eventuali soggetti ammessi a partecipare in qualità di invitati o consulenti, precisando il ruolo di ciascuno. È opportuno richiamare l’ordine del giorno così come è stato comunicato nella convocazione; se durante la riunione è stato approvato un ordine del giorno diverso o sono stati introdotti punti non previsti, questo mutamento va chiaramente motivato e annotato.
La descrizione delle attività svolte deve seguire un ordine logico e cronologico, esponendo le verifiche compiute e le metodologie adottate. Quando l’organo di controllo esamina documenti contabili, bilancio, rapporti di gestione, rendiconti o contratti, il verbale dovrebbe indicare con precisione i documenti esaminati, fornendo riferimenti temporali e, se possibile, numerici: ad esempio la data del bilancio, il periodo oggetto di revisione, i fascicoli o gli allegati acquisiti. È fondamentale che il verbale riporti le procedure seguite durante le verifiche: controlli a campione, riscontri documentali, richieste di chiarimenti alla direzione o al collegio sindacale, eventuale accesso a sistemi informatici, e ogni altra attività che giustifichi le conclusioni. Quando si formulano osservazioni su anomalie, irregolarità o rischi di natura gestionale o amministrativa, queste devono essere descritte in modo concreto e circostanziato, evitando giudizi generici. Ogni rilievo dovrebbe indicare la fonte (documento, estratto contabile, verbale di altra riunione) e, se rilevante, la quantificazione economica o l’impatto potenziale per l’ente.
Le conclusioni e le raccomandazioni dell’organo di controllo devono emergere chiaramente dal corpo del verbale. Se sono state proposte azioni correttive, piani di rimedio, scadenze per gli adeguamenti o richieste di ulteriori approfondimenti, è importante che nel verbale siano definite con precisione le responsabilità e i termini temporali eventualmente concordati. Se l’organo ha deciso di trasmettere rilievi alla direzione, all’assemblea o ad altri organi istituzionali, il verbale deve riportare esattamente il contenuto della comunicazione da inviare o, se già inviata, indicare la data e le modalità di invio. Nel caso di votazioni formali, occorre annotare il risultato, specificando le modalità di votazione, il numero dei votanti, il numero dei favorevoli, contrari e astenuti, nonché eventuali dichiarazioni di voto o dissenso formulate dai singoli membri. Se qualche componente esprime un voto contrario o una critica sostanziale, è buona prassi inserire nel verbale, in forma sintetica ma fedele, la motivazione del dissenso; ciò preserva la trasparenza e la completezza della documentazione.
Il linguaggio del verbale deve essere formale, asciutto e neutro; la descrizione degli eventi va fatta al passato e privilegiando frasi brevi e precise. Va evitato un linguaggio valutativo o emotivo e qualsiasi affermazione che non possa essere comprovata con documenti o riscontri. Il verbale dovrebbe inoltre indicare eventuali allegati e documenti consultati, specificandone il titolo, la data e possibilmente il numero di pagine, e stabilendo che tali allegati sono parte integrante del verbale. Per la validità formale, il documento va sottoscritto dai membri presenti secondo quanto previsto dallo statuto: la firma autografa è la forma ordinaria; se la sottoscrizione avviene con strumenti elettronici, è opportuno specificarlo e conservare la documentazione che attesti la validità della firma. È importante anche individuare una responsabilità per la redazione: il verbale può essere redatto dal segretario dell’organo di controllo o da un suo membro designato, ma deve essere fatto in tempi brevi dalla riunione, così da ridurre il rischio di omissioni o inesattezze. Una volta redatto, il verbale va sottoposto all’approvazione da parte degli stessi componenti dell’organo nella seduta successiva o secondo le modalità previste dallo statuto; eventuali emendamenti devono essere riportati e approvati.
La gestione archivistica del verbale non è un dettaglio secondario: il documento deve essere conservato nel registro dei verbali predisposto dall’organo di controllo e in forma elettronica, se previsto, secondo le norme interne di conservazione dei documenti dell’ente, garantendone la reperibilità e la protezione da manomissioni. Il verbale può essere trasmesso agli organi competenti dell’ente o ad autorità esterne quando la legge o lo statuto lo richiedano; in tali casi, la trasmissione va documentata e registrata.
Infine, per elevare la qualità formale e sostanziale dei verbali è utile adottare una prassi costante: definire uno stile e una struttura tipo condivisi dall’organo, aggiornare le check-list interne sulle verifiche da compiere (senza inserire la check-list nel verbale stesso) e prevedere la revisione periodica delle modalità operative in funzione dell’evoluzione normativa e delle necessità dell’ente. Un verbale ben redatto non è solo un adempimento burocratico, ma uno strumento di governance che tutela l’ETS e agevola la trasparenza e l’efficacia del controllo.
Fac simile verbale organo di controllo ETS
VERBALE DELL’ORGANO DI CONTROLLO DELL’ENTE DEL TERZO SETTORE
Ente: _________________
Sede legale: _________________
Codice fiscale / Partita IVA: _________________
Numero repertorio / registro (se applicabile): _________________
Data della riunione: _________________
Ora inizio: _________________
Ora fine: _________________
Luogo della riunione (indicare se in presenza o modalità telematica): _________________
Tipo di seduta (ordinaria / straordinaria): _________________
Convocazione effettuata in data: _________________
Presidente dell’organo di controllo: _________________
Segretario verbalizzante: _________________
Componenti presenti:
1) Nome e cognome: _________________ — Carica: _________________ — Presenza (sì/no): _________________ — Eventuale delega: _________________
2) Nome e cognome: _________________ — Carica: _________________ — Presenza (sì/no): _________________ — Eventuale delega: _________________
3) Nome e cognome: _________________ — Carica: _________________ — Presenza (sì/no): _________________ — Eventuale delega: _________________
(aggiungere righe se necessario)
Componenti assenti:
1) Nome e cognome: _________________ — Motivo assenza: _________________
2) Nome e cognome: _________________ — Motivo assenza: _________________
Ordine del giorno:
1) _________________
2) _________________
3) _________________
(aggiungere punti se necessario)
Documenti e materiali posti all’ordine del giorno e allegati alla convocazione:
1) _________________
2) _________________
3) _________________
Svolgimento della seduta:
Apertura dei lavori e constatazione della validità della riunione: _________________
Attività di controllo svolte (specificare per ciascuna attività i documenti esaminati, le verifiche eseguite, gli esiti e le eventuali anomalie riscontrate):
1) Verifica della documentazione contabile e bilancio:
Documenti esaminati: _________________
Verifiche effettuate: _________________
Esito / rilievi: _________________
Proposte correttive: _________________
Termine per l’attuazione: _________________
2) Verifica della tenuta dei libri sociali e obbligatori:
Documenti esaminati: _________________
Verifiche effettuate: _________________
Esito / rilievi: _________________
Proposte correttive: _________________
Termine per l’attuazione: _________________
3) Controllo sulla conformità statutaria e normativa (compresi obblighi CN / Registro Unico Nazionale del Terzo Settore se applicabile):
Documenti esaminati: _________________
Verifiche effettuate: _________________
Esito / rilievi: _________________
Proposte correttive: _________________
Termine per l’attuazione: _________________
4) Verifiche specifiche su progetti, convenzioni, contributi e rendicontazione a terzi:
Documenti esaminati: _________________
Verifiche effettuate: _________________
Esito / rilievi: _________________
Proposte correttive: _________________
Termine per l’attuazione: _________________
5) Esame delle osservazioni del revisore legale / organo di controllo esterno (se presente):
Documenti esaminati: _________________
Osservazioni ricevute: _________________
Azioni concordate: _________________
Termine per l’attuazione: _________________
Rilievi emersi e valutazioni complessive:
Rilievo n. 1: Descrizione: _________________ — Responsabile individuato: _________________ — Gravità: _________________ — Azioni raccomandate: _________________ — Termine: _________________
Rilievo n. 2: Descrizione: _________________ — Responsabile individuato: _________________ — Gravità: _________________ — Azioni raccomandate: _________________ — Termine: _________________
(aggiungere rilievi se necessario)
Proposte e raccomandazioni dell’organo di controllo al Consiglio Direttivo / Assemblea / Organi competenti:
1) _________________
2) _________________
3) _________________
Deliberazioni adottate dall’organo di controllo nella seduta (specificare eventuali votazioni formali):
Deliberazione n. 1: Testo della deliberazione: _________________
Esito votazione: Favorevoli: _________________ — Contrari: _________________ — Astenuti: _________________
Deliberazione n. 2: Testo della deliberazione: _________________
Esito votazione: Favorevoli: _________________ — Contrari: _________________ — Astenuti: _________________
Misure di comunicazione e segnalazione esterna (se deliberate):
Destinatario della comunicazione: _________________
Oggetto / contenuto della comunicazione: _________________
Termine per l’invio: _________________
Eventuali annotazioni integrative:
_________________
_________________
_________________
Allegati al presente verbale (elenco dei documenti allegati):
1) _________________
2) _________________
3) _________________
Richiesta di convocazione di assemblea / consiglio direttivo per esame dei rilievi (se del caso):
Richiesta presentata in data: _________________
Motivazione: _________________
Proposta di data per convocazione: _________________
Chiusura della seduta:
Ora chiusura: _________________
Data redazione del verbale: _________________
Firme:
Il Presidente dell’Organo di Controllo: _______________________________
(Nome e cognome) _________________
Il Segretario verbalizzante: _______________________________
(Nome e cognome) _________________
Luogo e data: _________________