Il verbale di consegna dei documenti al liquidatore è un atto formale che certifica la trasmissione di dati e carte essenziali per la gestione della procedura liquidatoria: la sua redazione corretta non è solo una questione di ordine, ma un presidio di certezza probatoria e di tutela per tutte le parti coinvolte. Questa guida si rivolge a professionisti, amministratori e responsabili amministrativi che devono predisporre o verificare il verbale, offrendo indicazioni pratiche per renderlo chiaro, completo e conforme alle esigenze processuali e civili.
Nei paragrafi che seguono troverai una struttura operativa passo dopo passo, esempi di formulazione, check-list degli elementi imprescindibili (data, elenco documenti, modalità di consegna, firme, eventuali note sulle copie o sui documenti mancanti) e suggerimenti per conservare la catena di responsabilità e la riservatezza. Particolare attenzione è dedicata al linguaggio del verbale, alla precisione descrittiva e alle modalità di attestazione che facilitano verifiche future.
Redigere con cura questo documento significa anticipare contestazioni, agevolare il lavoro del liquidatore e preservare diritti e interessi: la guida mira a trasformare un adempimento spesso percepito come formale in un atto utile e ben argomentato.
Come scrivere un verbale di consegna documenti al liquidatore
Il verbale di consegna dei documenti al liquidatore deve essere redatto con precisione e linguaggio formale, così da costituire prova certa della trasmissione, dello stato dei documenti e della presa in carico da parte del liquidatore. All’apertura del testo è opportuno indicare con chiarezza il giorno, il luogo e l’ora in cui avviene la consegna, accompagnati dall’identificazione completa delle persone coinvolte: il soggetto che consegna (con ruolo nell’ente o nella società, denominazione sociale e sede legale), il liquidatore che riceve (nome, eventuale riferimento a nomina e numero di iscrizione nel registro imprese o altro albo, codice fiscale), e, se presenti, eventuali testimoni. Questa intestazione deve lasciare spazio ad ogni elemento utile per la tracciabilità della procedura, evitando abbreviazioni non ufficiali e preferendo riferimenti documentali (nomina, delibera, decreto di nomina) che collegano il verbale al procedimento di liquidazione.
La parte descrittiva del verbale va costruita in frasi chiare e non equivoche: si deve dichiarare che in data e ora sopra indicate il consegnante ha provveduto a consegnare al liquidatore i documenti elencati, specificandone la natura, la data, il numero di fascicoli, il numero di pagine quando possibile, lo stato di conservazione e l’eventuale presenza di sigilli, timbri o sottoscrizioni che ne certificano l’autenticità. Se la consegna riguarda sia documentazione cartacea sia file elettronici, è indispensabile descrivere i supporti impiegati (cartelle fisiche, unità di memoria, CD/DVD, file su server, link PEC ecc.), indicare il formato dei file e, per i documenti informatici, fornire riferimenti di sicurezza come checksum, timestamp o indicazione di firma digitale, nonché le modalità con cui l’accesso è stato consentito (credenziali, link temporaneo, PEC). Nel caso in cui alcuni documenti siano consegnati in copia e non in originale, il verbale dovrà precisare tale circostanza e segnalare la collocazione o la conservazione degli originali, se diversa.
Va incluso un inventario dettagliato, redatto in modo narrativo e sequenziale, che riporti per ciascun documento gli elementi identificativi essenziali: titolo o oggetto del documento, data di emissione, autore o ente che lo ha prodotto, eventuali numeri di protocollo interno o riferimenti registrali, e un’indicazione della corrispondenza tra i documenti consegnati e i fascicoli contabili o amministrativi di riferimento. L’inventario, pur non essendo presentato sotto forma di elenco puntato, deve essere abbastanza strutturato da permettere al lettore di ricostruire senza difficoltà quali atti sono stati trasferiti. Se vi sono documenti mancanti o risultano copie incomplete rispetto al previsto, il verbale dovrà descrivere puntualmente le mancanze, le ragioni addotte al momento della consegna e le eventuali garanzie o impegni presi per integrare la documentazione.
L’atto deve contenere la dichiarazione esplicita del liquidatore circa l’avvenuta presa in consegna, con eventuali osservazioni sullo stato materiale dei documenti e sull’idoneità degli stessi per le attività di liquidazione. È buona prassi inserire nel testo una formula che attesti l’accettazione senza riserve o, se presenti, con riserve motivate, affinché il verbale rifletta lo stato di consenso o di contestazione. Ogni riserva formulata va descritta con precisione, specificando se essa riguarda la completezza, la veridicità, la leggibilità o l’integrità dei documenti, nonché le azioni future concordate per sanare le anomalie.
La parte finale del verbale deve disciplinare gli aspetti formali della sottoscrizione: indicare chiaramente chi sottoscrive per ricevuta, con identificazione e qualifica, e prevedere la firma autografa o digitale a seconda della modalità di redazione del documento. Nel caso di invio tramite pec o altri canali elettronici, accertarsi che le firme e i metadati (mittente, ora di invio, ricevuta di consegna) siano allegati e richiamati nel verbale come prova della trasmissione. È opportuno prevedere l’apposizione di un numero di protocollo interno o un riferimento registrale che consenta di inserire il verbale nell’archivio della procedura di liquidazione; copia del verbale dovrà rimanere nella documentazione a disposizione delle parti interessate e, se richiesto, depositata dove previsto dalla normativa o dalle prescrizioni dell’organo commissariale.
Nella redazione bisogna curare stile e chiarezza: utilizzare frasi brevi e precise, evitare locuzioni ambigue o termini colloquiali, preferire il linguaggio giuridico-amministrativo consolidato e spiegare eventuali acronimi o riferimenti tecnici al primo impiego nel testo. Controllare la coerenza interna delle date e dei riferimenti e allegare tutta la documentazione di supporto citata nel corpo del verbale, specificandone la presenza in copia conforme o meno. Infine, conservare copie multiple firmate e, se possibile, registrare la consegna con mezzi che assicuri la prova temporale e l’integrità (registrazione audio/video solo previa autorizzazione e consenso delle parti, utilizzo di PEC con ricevuta, firma digitale), nonché annotare la presa in carico nel registro delle attività del liquidatore e nella contabilità della procedura.
Per casi particolarmente complessi o per assicurare adempimenti prescritti da normative specifiche, è consigliabile richiedere il supporto di un consulente legale o di un professionista esperto in procedure concorsuali, in modo da conformare il verbale alle esigenze probatorie e alle disposizioni di legge applicabili.
Fac simile verbale di consegna documenti al liquidatore
VERBALE DI CONSEGNA DOCUMENTI AL LIQUIDATORE
L’anno _________________, il giorno _________________ del mese di _________________, alle ore _________________, in ___________________, presso ___________________,
si è proceduto alla consegna dei documenti relativi alla procedura di liquidazione della società:
Denominazione sociale: _________________
Sede legale: _________________
Partita IVA / Codice fiscale: _________________
Numero di protocollo / Procedura fallimentare (se applicabile): _________________
Presenti:
– In qualità di Liquidatore: Nome e Cognome _________________, codice fiscale _________________, residente in _________________, con domicilio eletto in _________________, documento d’identità n. _________________ rilasciato da _________________ in data _________________.
– In qualità di Consegnante/Rappresentante della società (o altra parte): Nome e Cognome _________________, ruolo/qualifica _________________, codice fiscale _________________, residente in _________________, documento d’identità n. _________________ rilasciato da _________________ in data _________________.
– Altri presenti (specificare): Nome e Cognome _________________, qualifica _________________, documento d’identità n. _________________.
Oggetto della consegna:
Con il presente verbale si attesta la consegna al Liquidatore dei seguenti documenti originali e/o copie, relativi al periodo ___________________ e alla gestione della società fino al ___________________:
Elenco dei documenti consegnati (indicare per ciascun documento titolo, data, numero di copie, eventuale protocollo):
1) _________________ — data _________________ — n. copie _________________ — protocollo/annotazioni _________________
2) _________________ — data _________________ — n. copie _________________ — protocollo/annotazioni _________________
3) _________________ — data _________________ — n. copie _________________ — protocollo/annotazioni _________________
4) _________________ — data _________________ — n. copie _________________ — protocollo/annotazioni _________________
5) _________________ — data _________________ — n. copie _________________ — protocollo/annotazioni _________________
(Allegare ulteriore foglio se necessario)
Stato dei documenti:
– Originali consegnati: _________________
– Copie: _________________
– Documenti mancanti/da integrare: _________________ (indicare motivazione e termini per integrazione: _________________)
Modalità di consegna:
I documenti sono stati consegnati mediante: consegna a mano / invio raccomandata / consegna tramite incaricato / altro: _________________.
Data di effettiva consegna: _________________.
Luogo della consegna: _________________.
Ricevuta e presa in carico:
Il Liquidatore dichiara di aver ricevuto i documenti sopra elencati, di averne preso visione e di assumerne la custodia ai fini della procedura di liquidazione. Eventuali rilievi del Liquidatore: _________________.
Accertamenti e formalità:
Eventuali annotazioni relative alla corrispondenza, protocolli, fascicoli o registri consegnati: _________________.
Eventuali deleghe o procure allegate: _________________.
Allegati al presente verbale:
1) Copia documento d’identità del Liquidatore: _________________
2) Copia documento d’identità del Consegnante: _________________
3) Elenco dettagliato dei documenti (allegato n. 1): _________________
4) Eventuali altri allegati: _________________
Firma per presa visione e accettazione del Liquidatore:
_________________ (Firma del Liquidatore)
Nome e Cognome: _________________
Qualifica: _________________
Data: _________________
Luogo: _________________
Firma del Consegnante / Rappresentante:
_________________ (Firma del Consegnante)
Nome e Cognome: _________________
Qualifica: _________________
Data: _________________
Luogo: _________________
Firma di eventuali testimoni:
1) _________________ (Firma) — Nome e Cognome: _________________ — Documento d’identità n. _________________
2) _________________ (Firma) — Nome e Cognome: _________________ — Documento d’identità n. _________________
Letto, confermato e sottoscritto.
Data: _________________
Il presente verbale viene redatto in n. _________________ copie, di cui n. _________________ consegnate al Liquidatore e n. _________________ trattenute dal Consegnante.