Redigere un verbale di ammissione di un nuovo socio rappresenta un passaggio fondamentale nella vita di un’associazione. Questo documento, oltre a testimoniare l’ingresso formale di un nuovo membro, garantisce la trasparenza e la regolarità delle procedure, tutelando sia l’ente che la persona ammessa. Una corretta stesura del verbale permette di rispettare le normative vigenti e di mantenere aggiornati i registri associativi, contribuendo così al buon funzionamento e alla credibilità dell’organizzazione. Questa guida ti accompagnerà, passo dopo passo, nella redazione di un verbale chiaro e conforme alle disposizioni statutarie, fornendo consigli pratici e suggerimenti utili per una compilazione efficace e senza errori.
Come scrivere un verbale ammissione socio associazione
Redigere un verbale di ammissione di un nuovo socio all’interno di un’associazione è un’attività che richiede attenzione sia agli aspetti formali sia a quelli sostanziali, poiché tale documento testimonia ufficialmente l’ingresso di una persona o di un ente nell’organizzazione e costituisce parte integrante della documentazione della vita associativa. Per scrivere un verbale di ammissione, bisogna innanzitutto considerare le norme statutarie dell’associazione, che generalmente prevedono una procedura specifica e definiscono gli organi competenti per deliberare sull’ammissione, come il Consiglio Direttivo o l’Assemblea dei Soci.
La stesura del verbale si apre con l’indicazione della data, dell’ora e del luogo in cui si è svolta la riunione dell’organo competente. È fondamentale riportare correttamente la denominazione completa dell’associazione e il nome dell’organo che si riunisce, ad esempio “Consiglio Direttivo dell’Associazione Culturale XYZ riunitosi in data…”. Successivamente, si elencano i presenti e, se necessario, gli assenti, specificando se la riunione si svolge in presenza o in modalità telematica, e si verifica la regolare costituzione dell’organo secondo quanto previsto dallo statuto.
Una volta assicurata la regolarità della seduta, si passa alla trattazione dell’ordine del giorno, che dovrà prevedere espressamente il punto relativo alla valutazione della domanda di ammissione a socio. In questa fase, il verbale deve dare conto della presentazione della domanda da parte dell’interessato, riportando almeno il nome, il cognome e, se previsto, altri dati rilevanti, come la residenza o il codice fiscale. È importante menzionare la data di ricezione della domanda e il rispetto delle formalità richieste dallo statuto, ad esempio la presentazione scritta o l’eventuale presentazione da parte di un socio già iscritto.
La discussione all’interno dell’organo deliberante va sintetizzata in modo oggettivo, indicando i principali argomenti emersi, eventuali dichiarazioni di consenso o dissenso e, se necessario, le motivazioni che hanno portato all’ammissione o alla non ammissione. Se vi sono state votazioni, occorre specificare il numero dei voti favorevoli, contrari e astenuti, così come il metodo di votazione adottato (palese o segreto). In caso di ammissione, è buona prassi riportare la formula con cui il nuovo socio viene accolto ufficialmente all’interno dell’associazione e, se previsto, il numero di tessera o il codice identificativo assegnato.
Il verbale si conclude con la firma del segretario della riunione e del presidente dell’organo che ha deliberato, a conferma della veridicità di quanto trascritto. È opportuno ricordare che il verbale deve essere conservato tra gli atti dell’associazione e, se richiesto dallo statuto, comunicato formalmente al nuovo socio. La cura nella redazione di questo documento garantisce trasparenza, rispetto delle regole interne e tutela sia dell’associazione sia del nuovo iscritto.
Fac simile verbale ammissione socio associazione
VERBALE DI AMMISSIONE NUOVO SOCIO
L’anno __________, il giorno __________ del mese di __________, alle ore __________, presso la sede dell’Associazione ___________________________, sita in ___________________________, si è riunito il Consiglio Direttivo.
Sono presenti i signori:
– _________________________________________________ (Presidente)
– _________________________________________________ (Vice Presidente)
– _________________________________________________ (Consigliere)
– _________________________________________________ (Consigliere)
– _________________________________________________ (Consigliere)
Il Presidente, constatata la regolarità della convocazione e la presenza del numero legale, dichiara aperta la seduta.
L’ordine del giorno prevede:
1. Esame della domanda di ammissione a socio presentata dal Sig./Sig.ra ___________________________, nato/a a ___________________________ il __________, residente in ___________________________, codice fiscale ___________________________.
Il Consiglio Direttivo, preso atto della domanda e valutata la documentazione allegata, nonché verificata la sussistenza dei requisiti previsti dallo Statuto dell’Associazione,
DELIBERA
di ammettere il Sig./Sig.ra ___________________________ quale socio dell’Associazione ___________________________ con decorrenza immediata.
Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto.
Letto, confermato e sottoscritto.
___________________________________
(Il Presidente)
___________________________________
(Il Segretario)
___________________________________
(I Consiglieri)