Redigere il verbale dell’assemblea che nomina il consiglio di amministrazione di una cooperativa è un passaggio fondamentale per garantire la trasparenza e la regolarità della vita associativa. Questo documento rappresenta infatti la testimonianza ufficiale delle decisioni prese dall’assemblea, nonché il punto di partenza per la legittimità degli organi sociali. Attraverso una corretta stesura del verbale, si tutelano sia la cooperativa sia i suoi soci, assicurando chiarezza sulle modalità di svolgimento dell’assemblea, sulla validità delle deliberazioni e sulla composizione del nuovo consiglio di amministrazione. In questa guida troverai indicazioni pratiche e suggerimenti utili per redigere un verbale conforme alle norme e alle migliori prassi, così da affrontare con sicurezza questo importante adempimento.
Come scrivere un verbale assemblea nomina consiglio di amministrazione cooperativa
Quando si deve redigere il verbale di un’assemblea che ha all’ordine del giorno la nomina del consiglio di amministrazione di una cooperativa, è fondamentale adottare uno stile preciso, formale e puntuale, che rispetti sia le norme statutarie sia la normativa vigente in materia di cooperative. Il verbale deve sempre essere il fedele riflesso di quanto avvenuto durante la seduta, rappresentando uno strumento ufficiale che attesta le decisioni degli organi sociali e, in particolare, la composizione dell’organo amministrativo.
Il documento si apre generalmente con l’indicazione di luogo, data e ora di apertura dei lavori, specificando se l’assemblea è ordinaria o straordinaria, in prima o seconda convocazione, e riportando il riferimento alla regolare convocazione secondo le modalità previste dallo statuto o dalla legge. Segue l’indicazione della persona che presiede l’assemblea, spesso il presidente uscente o la persona designata dai soci presenti, e del segretario incaricato della redazione del verbale. Se lo statuto lo prevede, si annota anche la presenza del notaio, qualora necessario per particolari deliberazioni.
È poi necessario riportare il numero dei soci presenti, di persona o per delega, e accertare la validità della costituzione dell’assemblea rispetto al quorum previsto. A questo punto si passa all’esposizione dell’ordine del giorno, soffermandosi sulla trattazione del punto relativo alla nomina del consiglio di amministrazione. È buona prassi descrivere sinteticamente il dibattito, menzionando eventuali interventi significativi, mozioni, candidature presentate e la modalità con cui sono state raccolte le proposte di nomina, che possono essere presentate sia prima sia durante l’assemblea stessa.
Nel momento delle votazioni, il verbale deve dare conto dell’esatta procedura adottata, specificando se si è proceduto con voto palese o segreto, individuale o di lista, secondo quanto previsto dallo statuto. È importante indicare il numero di votanti, i voti favorevoli, contrari, astenuti e, se necessario, i risultati dettagliati per ciascun candidato o lista. Se ci sono stati scrutatori nominati per la verifica dei voti, questi vanno menzionati.
La parte centrale del verbale riguarda la proclamazione degli eletti. Occorre riportare con precisione i nominativi dei nuovi componenti del consiglio di amministrazione, indicando il numero di voti ottenuti da ciascuno, l’accettazione della carica da parte degli eletti e, se richiesto, la dichiarazione di possesso dei requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza previsti dalla normativa vigente. Se la nomina avviene per sostituzione di amministratori dimissionari o deceduti, è necessario specificarlo, così come occorre annotare la durata in carica del nuovo consiglio secondo le regole statutarie.
Il verbale si conclude con la chiusura dei lavori, riportando l’ora e, se vi sono state ulteriori deliberazioni o comunicazioni, queste devono essere fedelmente trascritte. Infine, il verbale viene sottoscritto dal presidente dell’assemblea e dal segretario verbalizzante, e, se richiesto, anche dagli scrutatori o dal notaio.
Nella stesura del verbale, si raccomanda l’utilizzo di un linguaggio chiaro e formale, evitando giudizi personali e attenendosi scrupolosamente ai fatti. Questo documento, una volta approvato e sottoscritto, assume valore legale e deve essere conservato agli atti sociali, essendo spesso necessario per la registrazione dei nuovi amministratori presso il registro delle imprese, secondo quanto previsto dalla legge sulle cooperative.
Fac simile verbale assemblea nomina consiglio di amministrazione cooperativa
VERBALE DI ASSEMBLEA ORDINARIA
PER LA NOMINA DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
DELLA COOPERATIVA ___________________________
L’anno ________, il giorno ________ del mese di ____________, alle ore ________, presso la sede sociale della Cooperativa ________________________, in ________________________, via/piazza ________________________________, si è riunita l’Assemblea ordinaria dei soci, regolarmente convocata mediante ___________________________.
Assume la presidenza dell’Assemblea il Sig./la Sig.ra ____________________________, il quale/a chiama a fungere da segretario il Sig./la Sig.ra _______________________________.
Il Presidente constata e fa constatare che:
– Sono presenti n. _______ soci su n. _______ aventi diritto al voto, come risulta dall’elenco delle presenze allegato al presente verbale sotto la lettera “A”.
– L’Assemblea è validamente costituita ai sensi dello statuto sociale e della normativa vigente.
ORDINE DEL GIORNO
Nomina del Consiglio di Amministrazione della Cooperativa.
Il Presidente illustra la necessità di procedere alla nomina del nuovo Consiglio di Amministrazione.
Si passa quindi alla presentazione delle candidature.
Vengono proposti i seguenti nominativi:
1. ___________________________________
2. ___________________________________
3. ___________________________________
4. ___________________________________
5. ___________________________________
Non emergendo altre candidature, il Presidente dichiara chiusa la lista dei candidati.
L’Assemblea procede, quindi, alla votazione a scrutinio segreto/palese (specificare modalità).
Risultano eletti quali componenti del Consiglio di Amministrazione della Cooperativa ___________________________ per il triennio _________-_________ i Signori:
1. ___________________________________
2. ___________________________________
3. ___________________________________
4. ___________________________________
5. ___________________________________
I suddetti accettano la carica e dichiarano di non avere cause di ineleggibilità o incompatibilità.
Null’altro essendovi da deliberare, il Presidente dichiara chiusa l’Assemblea alle ore ________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente
____________________________
Il Segretario
____________________________